칭찬받는 보고서 작성법 및 절차

업무상 가장 어려운점은 무엇이 있을까요? 직장인이라면 피해갈수 없는 보고서 일 것이다. 문석작성은 어렵고 시간도 오래걸리고 가독성에 대한 고민이 많을수 밖에 없다.

 

1. 보고서 작성법 입문 코스

 

• 대통령 보고서는 보고 목적과 핵심 내용, 간결성, 완결성 등을 겸비한 칭찬받는 보고서 작성법의 노하우를 한권에 모은 책
• 좋은 보고서의 요건과 표준적인 절차, 쉽게 저지르는 오류 등을 실제 사례와 함께 상세하게 설명되어 있다.
• 대통령을을 움직이는 한장의 보고서를 활용하여 당신의 상사에게 활용해라!

 

 

 

1) 업무 활동에 있어 보고서, 기안서 등 문서는 왜 작성해야 하는가?

2) 작성해야 한다면 어떻게 작성해야 하는가?

3) 어떻게 보고 해야 하는가?

4) 보고 후 관리는 어떻게 해야 하는가? 

 

2. 왜 작성해야 하는가?

• 정확한 사실과 정보전달 (설득: 커뮤니케이션)
• 상대방의 적극적인 협력 유도 (신뢰)
• 사무처리의 기록보존 (중요한 증거자료)
• 재무리스크 예방 (행정감사, 추가비용 발생방지)

 

3. 보고서 작성의 현실과 실제

                                               직장에서 일을 한다?      ---▶    어떤 문제를 해결한다.

보고서를 작성하는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는 것을 의미하지 않는다. 보고서 작성 능력은 곧 업무 능력과 직결된다. 한사람이 갖고 있는 업무지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석, 상하동료 간 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 "보고서" 이다.

 

4. 문서 작성 시 시스템 사고가 필요

 

1) 형식적인 목적과 내용적인 목적을 파악한다.	우선 자기가 쓰고자 하는 문서가 무엇인지 명백히 선택 예) 메모-정보전달, 보고서-보고하는 것, 기획서-기획을 관철시키는 것 그 다음, 각 문서의 고유의 구체적이면서 개별적인 목적을 파악 예)메모- 어떤 정보를 전달할 것인지를 명백하게 하는 것     보고서- 자기 무엇을 보고하고 싶은가를 명백히 하는 것     기획서- 자기가 관철하고자 하는 결과를 명백히 하는 것
2) 전체를 한눈에 이해할 수 있게 한다.	문서의 전체의 형식, 흐름, 이미지를 한눈에 파악할 수 있어야 한다. 전부를 읽어보지 않으면 전체를 파악할 수 없는 문서는 설득력이 부족하다. 항목, 몇개의 단락으로 이루어지는 단란, 도표 등이 논리성을 갖추고 있어야 한다.
3) 부분의 실수가 전체로 이어진다.	오타, 탈자, 숫자나 고유명사의 잘못된 표기는 전체에 나쁜 영향을 준다.
4) 문서가 업무성과에 연결되게 한다.	아이디어는 좋은데 문서작성이 서툴러서 성과에 연결시키는 것이 어려운 경우가 많다. 형식과 내용이 조화를 이루어 한번에 성과로 연결되게 합니다.

 

5. 보고서 작성의 4가지 문제점

 1) 기본적인 틀이 갖춰져 있지 않다.

• 보고서 양식조차 제대로 갖추지 않은 것
• 제목이나 목자에 보고서 내용이 제대로 드러나지 않는 것
• 누가, 언제, 어떤 목적으로 썼는지가 없는 것
• 오탈자나 맞춤법, 시제 등이 틀린 것
• 기승전결의 논리체계를 갖추지 않았거나 논리전개가 뒤바뀐 것

 

 2) 내용이 장황하고 초점이 없다.

• 표현이 모호하여 명확한 내용을 알 수 없는 것
• 자기 주장없이 다양한 견해 소개에 그치는 것
• 연구논문처럼 너무 깊이 다루다 보니 불필요하게 내용이 길어진 것
• 논점과 무관한 것을 상세히 설명하거나, 유사한 내용을 말을 바꿔가면 다시 설명하는 것

 

3) 읽을수록 오히려 궁금한점이 생긴다.

• 지나치게 압축적으로 설명하는 것
• 보고 취지나 보고 배경, 추진 경위나 정책 이력을 제대로 안 쓴것
• 출처가 불분명한 자료를 인용하거나 주장을 뒷받침할 근거가 부족한 것
• 종합적이고 균형되게 썼는지 의문이 드는 것
• 전문용어, 약어 등을 설명 없이 쓰는 것

 

 4) 근복적인 문제의식이 안 보인다.

• 기존 관행을 답습하여 구태의연한 방식으로 문제에 접근하는 것
• 현황과 문제점, 원인 등 보고 이슈에 대한 분석이 부족한 것
• 대안의 나열에 그쳐 실천 가능성이 없고 향후 계획이 불확실한 것
• 보고서 수요자가 읽고 무엇을 해야 할지 명확하지 않은 것

 

"보고서를 쓸 때 의사결정자의 입장에서 생각해 보고 작성해라"

6. 보고서 작성, 처리 표준절차

 1) 보고의 목표를 정하고 보고서를 구상한다.

• 어떤 주제로, 누구에게, 언제 보고할 것인가 정한다.
• 이 보고를 통해 달성하려는 목표가 무엇인지 분명히 한다.
• 어떤 내용으로 보고서를 쓸 것인지 전체 목차를 정한다.

 

 2) 자료를 수집하고 분석한다.

• 필요한 자료를 어디서 구할 것인가? 선배가 쓴 유사 보고서, 유용한 인터넷 사이트 활용
• 자료를 이해하고 분석해서 보고서에 적절히 인용한다.

 

 3) 보고서를 작성한다.

• 개략구성: 유형에 맞게 구체적 목차, 자료채택, 논리적 연관성
• 초안작성: 완벽하려고 애쓰지 말라. 지나친 비판은 금물
• 수정과 보완: 반드시 필요한 작업, 아낌없이 비판해 줄 사람 필요
• 최종교정: 오탈자, 숫자오류 등 사소한 실수로 평가절하 된다.

 

4) 보고하고 후속조치를 취한다.

• 보고과정: 간단한 메모를 통해 자신의 의견 표시하는 센스
• 후속조치: 종결처리, 특별조치, 예정사항 기입, 진행현황 점검

 

보고서 예시

 

 

훌륭한 보고서를 작성하기 위해서는 "어떻게 써야 수요자의 입장에서 만족스러울 것인가" 하는 것을 염두에 두어야 한다.